Microsoft Teams : ตอกบัตรเข้า-ออกงาน

ปัจจุบันเชื่อว่าคงมีหลายคนที่ Work From Home กันแล้ว เนื่องจากประเทศไทยเจอวิกฤตโรคร้ายโควิด-19 ส่งผลให้หลายหน่วยงานภาครัฐและเอกชนต้องเตรียมตัวรับมือการวางระบบจัดการภายใน ไม่ว่าจะเป็นส่วนของงานเอกสาร ส่วนของบุคลากร โดยเฉพาะเวลาเข้า-ออก กะ เป็นต้น บางหน่วยงานก็นำเทคโนโลยีเข้ามาใช้กับการทำงานที่บ้านของพนักงาน ซึ่งแอปพลิเคชันที่ได้รับความนิยมมากสูงสุด คือ Microsoft Teams เพราะเป็นแอปพลิเคชันที่ตอบโจทย์การทำงานภายในองค์กรที่สุด มีทุกความต้องการทุกฟังก์ชั่นของคนทำงานออฟฟิศเลยก็ว่าได้

เมื่อองค์กรนำเทคโนโลยีเข้ามามีบทบาทในการทำงานไม่ว่าจะอยู่ในสำนักงานออฟฟิศหรือทำงานที่บ้าน แน่นอนว่าพนักก็ต้องปรับตัวกันแบบไม่ทันตั้งตัว หรือยังไม่คุ้นเคยกับระบบ เช่น การเข้า-ออกงาน พักเที่ยง จากเดิมใช้ระบบสแกนบัตร สแกนลายนิ้วมือ พอเปลี่ยนมาใช้ Microsoft Teams ก็จะต้องใช้ฟังก์ชั่น Shift หรือ เครื่องมือการจัดการกำหนดเวลาปฏิบัติงาน สมมติว่าวันนี้เราต้องการพักเบรกช่วงกลางวันแต่ลืมเช็คอินเข้างานช่วงบ่าย (ส่งผลให้ระบบ Record เวลาพักเลยมากกว่า 1 ชม.) แต่สำหรับ Microsoft Teams ยืดยุ่นมากพอที่จะให้เราแก้ไขได้ ด้วยวิธีดังต่อไปนี้

1. เข้าไปที่แอปพลิเคชั่น Microsoft Teams >> Shift (กะ) >> นาฬิกาตอกบัตร

2. เลือก icon กระดาษมุมขวาบน

3. จะเห็นรายงานบอกว่าเราพักเกินเวลา 4 ชม. 13 นาที >> คลิกแก้ไข (เพื่อแก้ไขเวลาพร้อมแจ้งเหตุผล)

4. คลิกตรงเวลาที่เราต้องการแก้ไขพร้อมใส่เหตุผลเพิ่มเติมได้ที่ (บันทึกย่อ)

5. หลังจากที่เลือกเวลาที่ต้องการแก้ไขแล้วจะขึ้นมาเป็นรูปนาฬิกา (วงในจะเป็นตัวเลขบอก ชม. และวงนอกจะเป็นตัวเลขบอกนาที) หากต้องการแก้ไขเวลาใดก็ให้เลื่อนเข็มนั้น

6. จากนั้นยืนยันการแก้ไข

เพียงเท่านี้รายงานการเข้าของเราก็จะเป็นปกติ พร้อมมีเหตุให้ฝ่าย HR พิจารณาแล้ว